PENGELOLAAN PENGETAHUAN

Tulisan ini dibuat sebagai tugas mata kuliah Sistem dan Teknologi Informasi.

Penulis : Gezant Ashabil Haqdu D

Dosen Pengampu : Rinda Cahyana, S.T., M.T.

Ringkasan ini dibuat sendiri dan dengan bahasa sendiri berdasarkan materi yang diperoleh dari kelas mata kuliah Sistem dan Teknologi Informasi, dan Kanal Pendidikan Cahyana https://s.id/KanalPendidikanCahyana 

Pengelolaan Pengetahuan

Dalam sebuah organisasi, pengetahuan merupakan salah satu aset yang paling berharga. Tidak cukup hanya memiliki pengetahuan — pengetahuan tersebut harus dapat dibagikan, disimpan, digunakan ulang, dan dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja organisasi. Itulah inti dari pengelolaan pengetahuan.

1. Berbagi Pengetahuan

Sebuah organisasi dapat berkembang dengan baik jika pengetahuan yang dimiliki karyawan dapat dipertukarkan dengan mudah. Karena itu, pengetahuan harus tersedia dalam format yang bisa dibagikan antarpegawai. Tanpa proses berbagi pengetahuan, pengalaman berharga akan hilang dan organisasi akan sulit maju.

2. Apa Itu Pengetahuan?

Pengetahuan (knowledge) adalah informasi yang memiliki konteks, relevansi, dan dapat langsung diterapkan. Pengetahuan bukan sekadar data atau informasi, tetapi sesuatu yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan atau melakukan tindakan yang lebih baik.

Contohnya:

• "Cara mengatasi error pada server"

• "Strategi penjualan berdasarkan pengalaman lapangan"

Ini bukan lagi sekadar informasi, tetapi pengetahuan yang siap digunakan.

3. Pengetahuan Tersurat (Explicit Knowledge)

Pengetahuan tersurat adalah pengetahuan yang sudah didokumentasikan dengan jelas, sehingga bisa dibagikan atau diubah menjadi sebuah proses kerja.

Contohnya:

• laporan perusahaan

• SOP (Standard Operating Procedure)

• manual pengguna

• arsip digital

Pengetahuan ini mudah disebarkan karena sudah memiliki bentuk fisik atau digital.

4. Pengetahuan Tersirat (Tacit Knowledge)

Berbeda dengan pengetahuan tersurat, pengetahuan tersirat adalah pengetahuan yang masih berada dalam diri seseorang. Pengetahuan ini berasal dari pengalaman pribadi, intuisi, hingga keahlian yang diperoleh dari praktik langsung.

Contoh:

• keahlian berkomunikasi

• kemampuan teknis tertentu

• pengalaman bertahun-tahun di bidang tertentu

Pengetahuan jenis ini lebih sulit ditransfer karena tidak terdokumentasi — harus melalui pelatihan, mentoring, atau praktik langsung.

5. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Manajemen pengetahuan adalah rangkaian proses dalam organisasi untuk:

• menciptakan pengetahuan

• menyimpan pengetahuan

• menyebarkan pengetahuan

• menggunakan pengetahuan dalam proses bisnis

Tujuan akhirnya adalah membuat organisasi mampu belajar dari pengalamannya sendiri, dari lingkungan, dan dari anggotanya.

6. Rantai Nilai Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan mencakup beberapa aktivitas penting seperti:

• mengumpulkan pengetahuan

• mengorganisasi pengetahuan

• menyimpan pengetahuan

• membagikannya melalui media yang tepat

• memanfaatkan pengetahuan untuk meningkatkan keputusan

Rantai nilai ini membantu organisasi memastikan bahwa pengetahuan tidak hanya terkumpul, tetapi benar-benar digunakan.

7. Daur Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan

Terdapat enam tahap utama:

1. Create — menciptakan pengetahuan baru, misalnya ide atau cara kerja baru

2. Capture — menangkap pengetahuan yang bernilai

3. Refine — menempatkan pengetahuan agar lebih mudah dipahami dan digunakan

4. Store — menyimpan pengetahuan ke dalam sistem repository

5. Manage — menjaga pengetahuan tetap relevan dan akurat

6. Disseminate — menyebarkan pengetahuan agar bisa diakses siapa pun yang membutuhkannya

Tahapan ini memastikan bahwa pengetahuan yang ada tidak mengendap, tetapi dipakai dan diperbarui secara terus-menerus.

8. Jenis Sistem Manajemen Pengetahuan

Berbagai sistem digunakan organisasi untuk mengelola pengetahuan, di antaranya:

• Enterprise Content Management Systems
  Menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan konten pengetahuan untuk meningkatkan proses bisnis.

• Digital Asset Management Systems
  Menyimpan dan mengelola aset digital seperti foto, video, dokumen.

• Knowledge Network Systems
  Menyediakan profil para ahli di organisasi, mirip LinkedIn versi internal.

• Social Bookmarking
  Memudahkan berbagi link dan informasi, contohnya Twitter dan Pinterest.

• Learning Management Systems (LMS)
  Mendukung pelatihan dan pembelajaran pegawai, contohnya Google Classroom.

KESIMPULAN

Pengelolaan pengetahuan menjadi salah satu unsur penting dalam sebuah organisasi modern. Dengan memahami perbedaan antara pengetahuan tersurat dan tersirat, organisasi dapat menentukan strategi terbaik untuk mengumpulkan, menyimpan, dan membagikan pengetahuan tersebut. Sistem manajemen pengetahuan membantu proses ini berjalan lebih efektif, sehingga organisasi dapat terus berkembang, berinovasi, dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan pengalaman dan informasi yang dimiliki.

DAFTAR PUSTAKA

Cahyana, R. (2020). Sistem dan Teknologi Informasi – Pengelolaan Pengetahuan. Institut Teknologi Garut.